jueves, 10 de diciembre de 2015
CONTINUACIÓN DE QUÉ ES PROJECT
Puede asignar
recursos a sus actividades mediante el botón Asignar Recursos, tal como se
muestra en la Figura 14.
Una vez realizado el
paso anterior se desplegará el siguiente cuadro de diálogo ofreciendo los recursos
disponibles para el proyecto, (Esto tomando en cuenta los pasos previamente
visto en este manual). Para seleccionar el recurso es necesario ubicarse sobre
él y después aceptar. El sistema señala que la asignación del recurso se ha
realizado, dejando a la vista el campo unidades esto por defecto es el 100%,
como se muestra la Figura 15.
Existe otra forma de
asignar los recursos esta es mediante el despliegue directo de los recursos,
tal como se muestra en la Figura 16.
Crear Línea Base del Plan del proyecto
La línea base
corresponde con la programación oficial del proyecto, con la cual debe medirse
el avance de las actividades. Todo proyecto debe tener línea base para crear
esta debe dirigirse a la opción Herramientas > Seguimiento > Establecer
Línea Base, tal como lo muestra la Figura 17.
Con esto Project
copia las fechas del comienzo y fin de cada actividad otro par de campos
llamado Comienzo Previsto y Fin Previsto.
Al realizar los pasos
anteriores se desplegara la siguiente pantalla en donde debe seleccionar
“Establecer Línea de Base”, tal como indica la Figura 18.
Guardar Carta Gantt en Project Server
Para registrar la
Gantt en Project debe seleccionar Archivo > Guardar Como y se desplegara la
siguiente pantalla en donde se le solicitara completar la información como el
nombre del Proyecto ámbito, la etapa, etc. Al completar los campos requeridos debe
presionar Guardar, tal como lo muestra la Figura 19.
ACTUALIZACIÓN DE UNA CARTA GANTT
Registrar Avance
Físico y Fechas de Inicio/Termino
Existe dos formas de
registrar el avance, la primera es registrar el avance físico porcentual en el
campo “% Completado”, como lo muestra la Figura 20.
La segunda forma es
dirigiéndose a ver – Gantt de Seguimiento, tal como lo muestra la Figura 21.
Generar Reportes
La aplicación incluye
un conjunto de informes predefinidos para que el usuario aplique directamente.
Estos abarcan vistas generales de rendimiento y avance, actividades en curso,
costos, asignación de recursos, carga de trabajo. Para esto debe dirigirse a
Informe > Informes, tal como lo muestra la Figura 22.
Una vez hecho clic
sobre “Informes”, se desplegara el siguiente cuadro en donde deberá seleccionar
el tipo de informe que desee generar, tal como se muestra en la Figura 23.
PARTE #1 DE QUÉ ES PROJECT
INTRODUCCIÓN
Enterprise Project
Management es una plataforma de Microsoft, que permite gestionar los proyectos,
con toda la potencialidad de Project Professional. El ambiente de trabajo
permite gestionar tanto proyectos unitarios como carteras de proyectos, ya sea
en un ambiente personal como ambiente Cliente – Servidor.
Microsoft Office
Project Professional 2007 ofrece unas sólidas herramientas de administración de
proyectos que permite funcionalidad y flexibilidad, con el fin de administrar
los proyectos con mayor eficacia y eficiencia. Podrá mantenerse informado y
controlar el trabajo, la programación y las finanzas del proyecto, mantener la
sintonía entre los equipos de proyecto y mejorar la productividad gracias a la
integración con los conocidos programas del sistema Microsoft Office, las
eficaces opciones de elaboración de informes, el planeamiento asistido y las
herramientas flexibles.
Como principales
beneficios permite administrar y comprender de forma eficaz las programaciones
de proyectos, establecer expectativas realistas con los equipos de proyectos,
la administración y los clientes, Permite elaborar programaciones, asignar
recursos y administrar presupuestos. Comprender la programación con
características tales como Controladores de tareas para localizar el origen de
los problemas, Anulación de nivel múltiple para probar situaciones, y Resaltado
de fondo de celda para sombrear automáticamente las tareas afectadas por un
cambio
QUÉ
ES MICROSOFT PROJECT (O
MSP)?
Es
un software de administración de proyectos
diseñado, desarrollado y comercializado por Microsoft para
asistir a administradores de proyectos en el desarrollo de planes, asignación
de recursos a tareas, dar seguimiento al progreso, administrar presupuesto y
analizar cargas de trabajo.
HISTORIA DE
MICROSOFT PROJECT
Es
un software de administración de proyectos desarrollado
y vendido por Microsoft.
La primera versión del programa fue lanzada para el sistema operativo DOS (Sistema Operativo de Disco) en 1984 por una compañía que trabajaba
para Microsoft. Microsoft adquirió todos los derechos del software en 1985 y
produjo la versión 2. La versión 3 para DOS fue lanzada en 1986. La versión 4
para DOS fue la última versión para este sistema operativo, comercializada en
1987. La primera versión para Windows fue lanzada en 1990, y fue llamada
versión 1 para Windows
BENEFICIOS DE
MICROSOFT PROJECT
Como
principales beneficios permite administrar y comprender de forma eficaz las
programaciones de proyectos, establecer expectativas realistas con los equipos
de proyectos, la administración y los clientes, Permite elaborar
programaciones, asignar recursos y administrar presupuestos.
ESTUDIOS DE
MICROSOFT PROJECT
La aplicación crea calendarización de rutas críticas, además de cadenas críticas y metodología de eventos en cadena
disponibles como add-ons de terceros. Los calendarios pueden ser secuenciados
para una disponibilidad limitada de recursos, y las gráficas visualizadas en
una Gráfica de
Gantt. Adicionalmente, Project puede reconocer
diferentes clases de usuarios, los cuales pueden contar con distintos niveles
de acceso a proyectos, vistas y otros datos. Los objetos personalizables como
calendarios, vistas, tablas, filtros y campos, son almacenados en un servidor
que comparte la información con todos los usuarios
HERRAMIENTAS UTILIZADAS POR MICROSOFT PROJECT
GRÁFICO DE GANTT
Este gráfico consiste simplemente en
un sistema de coordenadas en que se indica:
* En el eje Horizontal: un calendario,
o escala de tiempo definido en términos de la unidad más adecuada al trabajo
que se va a ejecutar: hora, día, semana, mes, etc.
* En el eje Vertical: Las actividades
que constituyen el trabajo a ejecutar. A cada actividad se hace corresponder
una línea horizontal cuya longitud es proporcional a su duración en la cual la
medición efectúa con relación a la escala definida en el eje horizontal
conforme se ilustra.
*
Símbolos Convencionales: En la elaboración del gráfico de Gantt se acostumbra
utilizar determinados símbolos, aunque pueden diseñarse muchos otros para
atender las necesidades específicas del usuario.
Ruta Crítica: esta
herramienta también tiene la capacidad de crear la calendarización de rutas
críticas de manera automática y por ende, identifica las actividades y los
recursos críticos dentro del proyecto.
Cálculo de costos: una vez que
los recursos son asignados a cada tarea y tienen su información completada en
la herramienta, también sirve para calcular los costos totales y la mano de
obra, creando reportes de utilidad para tener un claro seguimiento financiero
del proyecto.
Control del Proyecto: nos ayuda a
determinar de manera práctica y sencilla la asignación de carga excesiva para un
recurso, ayudándonos a mantener un control tanto del personal como del
tiempo. Igualmente nos ayuda a mantener un record de las modificaciones
que se le vayan haciendo al proyecto.
Estas son solo algunas de las numerosas utilidades que le veo a esta aplicación
de Microsoft Office. En definitiva, MS Project no es solo una herramienta
que nos ayuda en la gestión y dirección de proyectos, sino que es un conjunto
de técnicas y herramientas que permiten organizar y manejar las actividades de
forma eficaz. Sin lugar a dudas, es la herramienta que recomendaría utilizar a
cualquier compañero que decida emprender un reto con cualquier tipo de proyecto
ELEMENTOS INICIALES DE PROJECT PROFESSIONAL
Descripción de Entorno de trabajo
Project Professional
permite gestionar proyectos en forma única o bien como carteras de proyectos,
al abrir la aplicación nos encontramos con la pantalla principal la cual se
divide en tres secciones, tal como lo puede observar en la Figura
1.- Barra de Herramientas: En esta zona se
puede apreciar una que está conformada de botones de acceso rápido como Abrir ,
Guardar e Imprimir, entre otros.
2.- Panel de Actividades: Aquí es donde se
debe comenzar a confeccionar la Gantt completando datos tales como “Nombre de
la Tarea, Duración, Comienzo, Fin, %completado y Nombre de los recursos”.
3.- Vista Diagrama Gantt: En esta área se
muestra en forma gráfica el nombre de los recursos con sus respectivos tiempos
asignados en la Gantt.
Opciones de personalización de Project Professional
Antes de comenzar a
utilizar Project Professional es necesario personalizar la aplicación, de este
modo se establece una base de trabajo para los futuros proyectos. Para la
configuración debe dirigirse a Herramientas > Opciones, tal como
Una vez realizado estos pasos visualizará un cuadro, que permitirá
personalizar aspectos que tiene que ver con el manejo de las actividades como
por ejemplo, el horario laboral, los costos, la moneda, etc., tal como se puede
apreciar en la Figura
Integración de
Project Professional con Project Web Access
Con esta integración
es posible gestionar los proyectos a través de la web teniendo como principales
beneficios estandarizar las prácticas de gestión de proyectos. Para configurar
Project Professional a un servidor debe dirigirse a Herramientas > Opciones de
Empresa > Cuentas de Microsoft Office Project Server, tal como se muestra en
la Figura 5.
Una vez realizado los
pasos anteriores debe presionar agregar y completar los datos que se le
solicitan como:
Nombre de la
Conexión: EPM
Por último
seleccionar como Conexión Predeterminada, tal como se indica en La Figura 6.
Con esta
configuración será posible grabar y publicar los proyectos desde Project
Professional a Project Web Access, como también poder crear y buscar el equipo
de trabajo. Más adelante, ahondaremos más en la aplicación Project Web Access.
CREACIÓN DE UNA CARTA GANTT
Configurar Horario Laboral
Para crear una Gantt
como primer paso es necesario configurar el calendario laboral para esto,
Project tiene 3 calendarios bases que se pueden aplicar a un conjunto de
recursos, a tareas o al proyecto en general, estos son Estándar, Turno de
Noche, 24 Horas. Dicha configuración se puede realizar en la pestaña
calendario, tal como lo muestra la Figura 4.
Para esta
configuración debe saber que solo afecta a los programas de proyectos
elaborados por el usuario.
Al momento de
elaborar un calendario laboral, debe tomar en consideración cuáles son los días
de descanso que afectan la programación y las horas de trabajos que se vaya a
implementar en el proyecto.
Lista de Tareas
Escriba en nombre de
las tareas en el campo nombre, pulse “Enter” para continuar con las siguientes
actividades. El sistema nuestra la duración “1dia?”, esto para que ingrese el
periodo de duración de la actividad ya que la duración por defecto es estimada.
Las tareas se dividen en dos “Tarea de resumen” y “Subtareas”.
Subtareas
Estas son las tareas
reales asignadas a recursos. Asignadas a recursos. A su vez estas Subtareas
pueden ser tareas de resumen de otras Subtareas. El conjunto de Subtareas
define la duración de la tarea de resumen.
Seleccionar la
tarea que vaya a modificar.
En proyecto haga
clic en Esquema.
Por ultimo presione
Aplicar sangría tal como lo muestra la Figura 7.
Figura 7: Tareas de
Resumen.
Al realizar esto la
tarea superior se convertirá en tarea de resumen, Estas tareas aparecen en
negrita y se pueden apreciar en el área del grafico como una barra negra.
Crear Tareas Predecesoras
Para crear una tarea
predecesora debe situarse sobre la columna “Predecesora”, tal como lo muestra
la Figura 8
Figura 8: Tareas
Predecesoras.
Una vez situado en
columna “Predecesora” solo debe ingresar el número de la tarea que será
predecesora, tal como lo muestra la Figura 9.
Equipo de Trabajo
Si el proyecto hará
uso de los recursos humanos registrados en Project server, previa asignación de
estos se debe definir el equipo de proyecto. Para esto debe dirigirse a
Herramientas > Crear Equipo desde la Empresa, tal como lo muestra la Figura
10.
Asignar Recurso
Existen 3 tipos de
recursos que podemos crear “Persona”, “Materiales” y “Costos”. Para Asignar
alguno de estos recursos debemos dirigirnos a Ver > Hoja de Recursos. Una
vez aquí podremos ver la plantilla con los recursos del proyecto, tal como lo
muestra la Figura 12.
Asignar Recurso
Existen 3 tipos de
recursos que podemos crear “Persona”, “Materiales” y “Costos”. Para Asignar
alguno de estos recursos debemos dirigirnos a Ver > Hoja de Recursos. Una
vez aquí podremos ver la plantilla con los recursos del proyecto, tal como lo
muestra la Figura 12.
Al hacer clic sobre
Hoja de Recursos, se puede apreciar la lista plantilla con los recursos, tal
como lo muestra la Figura 13.
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